Privacy- en cookiebeleid

1. Wie is verantwoordelijk?

Vlecad BV, Kanaalkom 36, 3960 Bree, België. Ondernemingsnummer: 0430.798.972. Voor privacyvragen en verzoeken over je gegevens: [email protected].

2. Aanvragen en e-bookdownloads

We verwerken je naam, e-mailadres, organisatie en de informatie die je voor je aanvraag verstrekt. Afhankelijk van het formulier gaat het ook om telefoonnummer, productinteresse, opleidingswensen, schoolgegevens of je bericht. We gebruiken deze gegevens om je contact-, demo-, opleidings- of schoolaanvraag te behandelen of het gevraagde e-book te bezorgen. Aanvraaggegevens worden opgevolgd in ons eigen Vlecad Connect CRM en via e-mail.

Voor stappen op jouw verzoek vóór een overeenkomst en voor de uitvoering daarvan verwerken we de noodzakelijke gegevens op contractuele basis. Wanneer je namens een organisatie contact opneemt of een algemene informatievraag stelt, steunen we op ons gerechtvaardigd belang om zakelijke vragen zorgvuldig te beantwoorden. We wegen dat belang af tegen je privacy. Een aanvraag of download schrijft je niet in voor de nieuwsbrief.

Verplichte velden zijn in het formulier aangeduid. Zonder die gegevens kunnen we de aanvraag niet via dat formulier verwerken. Optionele velden en een cv-bijlage mag je weglaten. Vermeld geen gevoelige gegevens die niet nodig zijn voor je aanvraag.

3. Nieuwsbrief

Je ontvangt onze nieuwsbrief alleen na een afzonderlijke inschrijving. De rechtsgrond is je toestemming. We gebruiken je e-mailadres voor de verzending via onze Microsoft-mailbox. Je kunt je toestemming op elk moment intrekken door te antwoorden op de nieuwsbrief of te mailen naar [email protected]. We stoppen dan de verzending en verwijderen je adres van de verzendlijst. Intrekking verandert niets aan de rechtmatigheid van eerdere verzendingen.

4. Sollicitaties

Onze HR-afdeling behandelt sollicitaties via [email protected]. We verwerken je contactgegevens, interessegebied, motivatie en eventueel cv om je kandidatuur te beoordelen en contact met je op te nemen. Dit zijn stappen op jouw verzoek vóór een mogelijke arbeidsovereenkomst. Sollicitaties en cv’s komen niet in Vlecad Connect CRM en worden niet voor nieuwsbrieven gebruikt. Bewaring voor toekomstige vacatures regelen we afzonderlijk met je.

5. Websitebezoek, beveiliging en metingen

Voor de werking en beveiliging verwerken we technische gegevens zoals IP-adres, browserkenmerken, tijdstip en fout- of statusmeldingen. Cloudflare Turnstile helpt formuliermisbruik te voorkomen en ontvangt hiervoor technische signalen van je browser. Ons gerechtvaardigd belang is een veilige, beschikbare website en bescherming tegen misbruik. Meer informatie: https://www.cloudflare.com/turnstile-privacy-policy/

Met je toestemming meten we websitegebruik via Google Analytics en campagneresultaten via Meta Pixel en LinkedIn Insight. Deze aanbieders kunnen browseridentificatoren, bezochte pagina’s en gebeurtenissen verwerken en koppelen aan gegevens waarover zij beschikken. Campagneherkomst bewaren we tijdens je browsersessie en geven we bij een zakelijke aanvraag mee aan Connect. We gebruiken hiervoor statistiektoestemming; Meta en LinkedIn vereisen marketingtoestemming. Formulierinhoud en cv’s worden niet aan deze meetdiensten doorgegeven.

6. Wie ontvangt gegevens?

Binnen VLECAD krijgen medewerkers toegang voor zover hun taak dat vereist; sollicitaties worden door HR behandeld. VLECAD host de website, Connect en de back-ups op servers in België. Microsoft verzorgt onze mailboxen. Cloudflare verzorgt de formulierbeveiliging. Google, Meta en LinkedIn ontvangen meetgegevens alleen wanneer hun dienst is ingeschakeld en je de passende toestemming hebt gegeven. We verkopen je persoonsgegevens niet.

7. Bewaartermijnen

Afgehandelde aanvragen zonder verdere klantrelatie: 12 maanden na afsluiting. Gegevens uitsluitend voor een e-bookdownload: 3 maanden na levering. Sollicitaties zonder aanwerving en bijbehorende cv’s: 3 maanden na afsluiting van de procedure. Nieuwsbriefadressen: tot uitschrijving van de verzendlijst. Deze termijnen gelden ook voor relevante kopieën in Connect en mailboxen.

Tijdelijke technische formulierkopieën worden na maximaal 90 dagen verwijderd zodra de aflevering is afgerond; wachtende afleveringen blijven bewaard totdat ze zijn afgehandeld. Afgeronde verzendtaken blijven maximaal 30 dagen beschikbaar. Gegevens voor lokale misbruiklimieten worden na 24 uur verwijderd. Beveiligingslogs en herstelback-ups bewaren we maximaal 30 dagen, tenzij een concreet incident nader onderzoek vereist. Verwijderde gegevens worden bij herstel niet opnieuw voor gewone verwerking gebruikt.

Bij een klantrelatie verwerken we gegevens zolang ze nodig zijn om de overeenkomst en dienstverlening uit te voeren. Administratieve stukken bewaren we vervolgens voor de toepasselijke wettelijke termijn. Bij een geschil bewaren we alleen de gegevens die nodig zijn om dat geschil af te handelen. Bewijs van nieuwsbriefinschrijving en uitschrijving bewaren we afzonderlijk en beperkt om toestemming en je keuze te kunnen aantonen, uiterlijk tot 3 jaar na uitschrijving.

8. Verwerking buiten de EER

Onze eigen servers staan in België. Externe aanbieders zoals Microsoft, Cloudflare, Google, Meta en LinkedIn kunnen gegevens ook buiten de Europese Economische Ruimte verwerken, onder meer in de Verenigde Staten. Voor zulke doorgiften moeten passende waarborgen gelden: een toepasselijk adequaatheidsbesluit, waaronder het EU-US Data Privacy Framework voor een gedekte gecertificeerde ontvanger, of de Europese standaardcontractbepalingen met aanvullende maatregelen waar nodig. Via [email protected] kun je informatie over de toepasselijke waarborgen opvragen.

9. Je rechten

Je kunt inzage, verbetering, verwijdering of beperking van je gegevens vragen. Waar de wettelijke voorwaarden vervuld zijn, kun je je gegevens laten overdragen. Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang en altijd tegen direct marketing. Toestemming kun je op elk moment intrekken. Mail hiervoor naar [email protected]. We beantwoorden je verzoek in beginsel binnen één maand en kunnen proportioneel je identiteit controleren. We nemen geen uitsluitend geautomatiseerde beslissingen die rechtsgevolgen of vergelijkbare belangrijke gevolgen voor je hebben.

Je kunt een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit via https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/ of bij de bevoegde toezichthouder in het land waar je woont of werkt.

10. Beveiliging, andere diensten en wijzigingen

We beperken toegang volgens functie, beveiligen de verzending, controleren formulierinvoer en houden cv’s apart totdat ze op schadelijke inhoud zijn gecontroleerd. De website bevat links naar support, het klantenportaal, e-learning en de webshop. Verwerkingen binnen die diensten volgen de informatie die daar voor de betrokken dienst wordt verstrekt. Wanneer je een YouTube-video start, maakt je browser verbinding met YouTube; de videoweergave valt ook onder het privacybeleid van Google: https://policies.google.com/privacy

We passen dit beleid aan wanneer onze verwerking verandert. De actuele versie en wijzigingsdatum staan op deze pagina. Bij een wezenlijk nieuw doel informeren we je vooraf en vragen we opnieuw toestemming wanneer dat nodig is.